3 choses d’importance à savoir sur la saisie informatique

3 choses d’importance à savoir sur la saisie informatique

Qu’il s’agisse de documents administratifs, financiers, juridiques ou encore commerciaux, ils contiennent des données ayant une place importante au sein d’une entreprise. En effet, il est important de veiller à leur transcription dans les normes et la saisie informatique est une fonction qui ne peut être négligée. Afin de pouvoir comprendre sa nécessité, vous trouverez dans cet article les choses essentielles à connaître sur cette tâche.

En quoi consiste la saisie informatique ?

Aussi appelée saisie de données, cette tâche consiste à intégrer toutes les informations de manière généralement manuelle dans un ordinateur. Actuellement, la saisie informatique se fait avec des logiciels spécifiques afin que son exécution s’effectue de manière rapide et efficace. En intégrant ces données dans la mémoire d’une machine, les informations saisies serviront à un usage instantané ou ultérieur. Quant aux informations stockées, elles sont désignées par le terme « base de données ».

Il faut savoir que le traitement de cette tâche peut prendre du temps, notamment pour les informations à automatiser comme les enquêtes, les formulaires, etc. De plus, elle demande de la rigueur pour éviter les informations erronées. C’est pourquoi certaines entreprises engagent un opérateur de saisie tandis que d’autres choisissent de confier cette activité à un prestataire spécialisé en saisie informatique.

Les rôles et les compétences d’un opérateur de saisie

Comme son nom l’indique, l’opérateur de saisie est un spécialiste de la saisie informatique et se charge de la saisie des documents au sein d’une entreprise. Il s’agit effectivement d’une personne physique qui maîtrise bien le clavier et la souris de l’ordinateur. De plus, il est capable de se focaliser sur la saisie de documents, de données manuscrites ou encore de données enregistrées.

Ses missions ne s’arrêtent pas là et elles sont au contraire très variées. Parmi ses tâches, il doit classer les documents, vérifier leurs contenus, faire les mises à jour nécessaires et enregistrer les données numériques de manière systématique. De plus, l’opérateur de saisie doit souvent réaliser certaines tâches administratives de manière ponctuelle : écrire sous la dictée, prendre des notes ou transcrire une réunion. Il a aussi la possibilité de travailler pour une ou plusieurs entreprises et même dans diverses structures : des cabinets d’avocats, des cabinets de médecins, des cabinets de comptables, une banque, etc.

Pour choisir votre opérateur de saisie, vous devez vous assurer qu’il possède les compétences nécessaires. De manière générale, il doit avoir un niveau BAC ou BAC+2 en secrétariat ou autre. Il doit également maîtriser les outils informatiques comme les traitements de textes, les tableurs, etc. De plus, un expert en saisie informatique doit savoir utiliser des logiciels de transcription et d’avoir des techniques de classement ainsi que d’archivage.

Les avantages d’opter pour l’externalisation de la saisie informatique

Malgré son importance, la saisie de données est une activité assez chronophage et beaucoup d’entreprises se tournent vers l’externalisation pour s’occuper de ce travail. Cette solution permet de gagner du temps, mais elle permet aussi d’éviter les dépenses supplémentaires. En effet, un prestataire spécialisé en saisie informatique possède la main-d’œuvre qualifiée et formée dans ce domaine et ses opérateurs exercent directement dans ses locaux. Vous n’aurez donc plus à vous occuper des charges salariales, à l’installation de nouveaux bureaux et de nouveaux matériels informatiques.

En externalisant la gestion des bases de données de votre entreprise, vous évitez aussi certains blocages qui risquent de nuire à votre productivité et donc votre activité. Grâce au prestataire spécialisé en saisie informatique, vous pourrez effectivement venir à bout d’un manque de mémoire (stockage des données), de problèmes de maintenance ou encore d’une panne informatique. De plus, vous ferez des économies puisque certains prestataires proposent des tarifs imbattables tout en assurant la qualité de leur prestation.

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